[EN.Gine/EN.Tab] Modulübersicht - Protokolle

• 1 🧾 Übersicht
• 2 🎯 Zweck des Moduls
• 3 🔍 Funktionen im Detail
  • 3.1 🔄 Delegieren
• 4 🗃️ Protokolltypen & Dokumenttypen
• 5 👥 Rollen & Berechtigungen
• 6 💡 Tipps zur Anwendung
• 7 🧱 Abhängigkeiten & Verknüpfungen
• 8 📬 Kontakt & Rückfragen

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🧾 Übersicht

Modulname: Protokolle
Zielgruppe: Sachbearbeiter, Dokumentationsverantwortliche, technische Administratoren
Funktion: Verwaltung und Einsicht von digitalen Abnahme-/Übergabe/Begehungs-Protokollen aus der EN.Tab-App
Zugriffsrecht: Rollenbasiert – je nach Rolle unterschiedliche Sicht- und Bearbeitungsrechte
Verknüpfung: EN.Tab-App, Belieferungsanfragen, Bestandsdaten, EN.Tab Protokollvorlagen
Navigationspfad: Seitenleiste → EN.Tab → Protokolle

🎯 Zweck des Moduls

Im Modul „Protokolle“ finden Sie die Dokumentation von digitalen Protkollen aus der EN.Tab-App. Jedes in der EN.Tab-App gesicherte Protokoll kann über dieses Modul eingesehen werden.

🔍 Funktionen im Detail

Funktion	Beschreibung

Funktion	Beschreibung
Protokollübersicht anzeigen	Alle verfügbaren Protokolle mit Filter nach Status, Datum, Art, Adresse & Bearbeiter
Protokoll PDF Downloads	Detaillierte Ansicht der PDF Protokolle soweit vorhanden (Hauptprotokoll, Meldebescheinigung, Zählerprotokoll, Mängelübersicht) mit der Möglichkeit diese herunterzuladen.	Open
E-Mail Versand	Aufschlüsselung der versendeten E-Mails mit Protokollen und deren Status	Open
Delegieren	Erstellte Protokolle können zur weiteren Bearbeitung in den Arbeitskorb der EN.Tab-App an andere Bearbeiter verschoben werden.	Open
Stapelverarbeitung	Per Checkbox ausgewählte Protokolle können gesammelt als PDF herunterladen werden.	Open

Standardfunktionen: In jeder Übersicht sind Funktionen für die Filter, Anzeige & Downloads verfügbar. Weitere Informationen dazu sind auf der folgenden Seite sichtbar: Standardfunktionen

🔄 Delegieren

Das Feature Delegieren ermöglicht es in der Plattform EN.Gine, Protokolle aus der EN.Tab-App mit Bildern von Nutzer A an Nutzer B innerhalb derselben Organisation weiterzugeben.

Rollen und Berechtigungen:

• Administrator: Zugriff auf alle Protokolle der Organisation, kann alle delegieren.

• Nutzer: Zugriff nur auf eigene Protokolle, kann diese innerhalb der Organisation delegieren.

Ablauf des Delegierens:

1. Modul „Protokolle“ in EN.Gine öffnen.

2. Gewünschtes Protokoll auswählen → Menü (drei Punkte) → „Delegieren“.
   
   

   Open

   

   Funktion “Delegieren” in der Plattform EN.Gine

3. Dialogfeld öffnet sich:

   • Absender-E-Mail ist vorausgefüllt.

   • Über Dropdown können Empfänger aus der Organisation gewählt werden.

   • Mit Speichern wird das Protokoll delegiert, mit Abbrechen verworfen.

Folgen der Delegation:

• Nutzer A: Sieht das delegierte Protokoll im Arbeitskorb seiner EN.Tab-App, kann es aber nicht mehr bearbeiten (Fehlermeldung: “Keine Berechtigung, Sie sind nicht der Bearbeiter dieses Protokolls. Bitte wenden Sie sich an Ihren Administrator"). Diese Meldung wird für Nutzer A sichtbar, wenn er eine stabile Internetverbindung hat und der Arbeitskorb (automatisch oder manuell) synchronisiert wurde.

• Nutzer B: Erhält das Protokoll im Arbeitskorb der EN.Tab-App (grau hinterlegt + roter Punkt). Der Bilderabruf kann im Arbeitskorb der EN.Tab-App manuell angestoßen werden. Wenn bei Nutzer A der Haken “Hintergrund-Synchronisation aktivieren“ im Profil der EN.Tab-App gesetzt ist.
  
  

  Open

  

  Herunterladen der Bilder bei Nutzer B

Einschränkungen:

• Das Protokoll muss mindestens in der EN.Tab Version 3.6.0 oder höher erstellt werden.

• Es können nur Protokolle delegiert werden die im Profil des Nutzer “Gesichert” wurden.

• Nur nicht gelöschte oder nicht archivierte Protokolle können delegiert werden.

• Nach Delegation nicht mehr möglich:

  • Versenden, Archivieren oder erneutes Speichern durch ursprünglichen Bearbeiter.

Vollständige Nachvollziehbarkeit aller Delegierungen:

In der Delegationshistorie ist jederzeit nachvollziehbar wann ein Protokoll von Nutzer A zu Nutzer B delegiert wurde:

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Weiterhin möglich:

• Kopieren des delegierten Protokolls.

• Nutzung als Wiedervorlage für ein neues Protokoll.

🗃️ Protokolltypen & Dokumenttypen

Protokolltypen
Die Protokolltypen beschreiben die Art des Vorgangs, der im System erfasst wird. Sie legen fest, zu welchem Zweck ein Protokoll erstellt wird – z. B. zur Wohnungsübergabe, Abnahme oder Begehung.

Aktuell gibt es in der EN.Tab-App die folgenden Protokolltypen:

• Übergabe: Dokumentation bei Einzug eines Mieters

• Abnahme: Dokumentation bei Auszug eines Mieters

• Vorabnahme: Vorbereitung auf die finale Abnahme

• Begehung: Allgemeine regelmäßige Objektkontrolle (Wöchentlich/Quartalsweise oder Jährlich)

• Anmeldeservice: Erfassung von Daten zur Anmeldung bei einem Energieversorger

Dokumenttypen
Die Dokumenttypen sind die konkreten Dateien oder Zusammenfassungen, die innerhalb eines Protokolls erzeugt oder angehängt werden. Sie enthalten die eigentlichen Inhalte und Nachweise.
Aktuell gibt es die folgenden Dokumententypen in der EN.Tab-App:

• Hauptprotokoll: Zentrales Dokument mit allen relevanten Informationen

• Meldebescheinigung: Offizielle Bescheinigung zur Anmeldung beim Einwohnermeldeamt

• Zählerprotokoll: Zusammenfassung der Zählerstände für Versorger

• Mängelübersicht: Separate Auflistung festgestellter Mängel

Je Protokolltyp können unterschiedliche Dokumententypen erzeugt werden.

👥 Rollen & Berechtigungen

• Administrator: Zugriff auf alle Protokolle der Organisation.

• Nutzer: Zugriff nur auf eigene Protokolle.

💡 Tipps zur Anwendung

• Nutzen Sie die Funktion “E-Mail Versand” um zu prüfen, an welche Empfänger ein Protokoll versendet und ob dieses zugestellt wurde.

• Verwenden Sie die Funktion “Delegieren”, wenn ein Protokoll bereits vorbereitet wurde, aber durch einen anderen Mitarbeiter abgeschlossen werden muss.

🧱 Abhängigkeiten & Verknüpfungen

• Direkt verknüpft mit: EN.Tab App

• Für Energiekunden: Protokolle bilden die Grundlage für den Leerstands-Energiebelieferungsprozess

📬 Kontakt & Rückfragen

Fragen zu Kundendaten? Wende dich an das Support-Team oder den Plattformverantwortlichen deiner Organisation.

• 📖 Nutzerhandbuch (Wiki)

• 📧 hilfe@enloc.de

• ☎️ Hotline: +49 351 41888 440