[EN.Gine/Kundenportal] Modulübersicht - Rechnungen
🧾 Übersicht
Modulname: Rechnungen
Zielgruppe: Sachbearbeiter, Abrechnung, Buchhaltung, Controlling
Funktion: Verwaltung, Einsicht und Export von Rechnungsdokumenten
Zugriffsrecht: Rollenbasiert – je nach Rolle unterschiedliche Sicht- und Bearbeitungsrechte
Verknüpfung: Kunden, Lieferverträge, Ablesungen, Versandeinstellungen, kVASy-System
Navigationspfad: Seitenleiste → Kundenportal → Rechnungen
🎯 Zweck des Moduls
Das Modul „Rechnungen“ ermöglicht eine Übersicht über alle erzeugten Abrechnungsbelege (Verbrauchsabrechnungen - VR & Abschlagsrechnungen - AR) aus dem ERP-System des Energieversorgers (kVASy). Es dient der Nachverfolgung, Prüfung und Archivierung von Rechnungen für Energie- oder Betriebskosten sowie der Verwaltung von Versandwegen und Status.
🔍 Funktionen im Detail
Funktion | Beschreibung | Grafik |
|---|---|---|
Rechnungsübersicht | Liste aller erzeugten Rechnungen mit Filteroptionen nach Zeitraum, Kunde, Status, Adresse & Informationen zum Rechnungsversand |
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Rechnung herunterladen | Öffnet die Rechnung als PDF und bietet die Möglichkeit diese PDF herunterzuladen. |  |
Versandstatus anzeigen | Leitet weiter in die Versandübersicht (EN.Send Journal) und zeigt darin alle Details zum Rechnungsversand an. | |
Rechnungsdetails anzeigen | Öffnet PDF-Vorschau des Dokuments inklusive den wichtigsten Informationen zu der Rechnung und der Verbrauchsstelle | |
XRechnung herunterladen | Lädt die Rechnung als XRechnung im XML-Dateiformat herunter. | |
Statusanzeige | Zeigt verschiedene Statusangaben an wie „Überfällig“, „Nicht bezahlt“, „Bezahlt“ oder „Storniert“ an. |
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Archivierte Rechnungen | Rechnungen werden automatisch 1 Jahr nach dem Rechnungsdatum archiviert. Über den Filter “Archivierte Rechnungen/Einblenden” können diese Rechnungen zusätzlich mit angezeigt werden. | |
Prüfung | Energieversorger und Immobilienkunden können Regeln zur Rechnungsprüfung definieren. In dieser Spalte werden Auffälligkeiten angezeigt und können manuell geprüft werden. Mehr Details dazu hier: [EN.Gine/Kundenportal] Modulübersicht - Rechnungen |
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Konto-Matrix | Ein Werkzeug im Abrechnungssystem, mit dem wichtige Kontodaten für Mandanten und Verbrauchsstellen hinterlegt und für die Abrechnung automatisch genutzt werden können. Mehr Details dazu hier: [EN.Gine/Kundenportal] Modulübersicht - Rechnungen | |
Stapelverarbeitung | Per Checkbox ausgewählte Rechnungen können gesammelt als PDF oder XRechnung verarbeitet werden, z.B. zum Herunterladen. | |
Standardfunktionen: In jeder Übersicht sind Funktionen für die Filter, Anzeige & Downloads verfügbar. Weitere Informationen dazu sind auf der folgenden Seite sichtbar: Standardfunktionen
✅ Rechnungsprüfung
In der Plattform EN.Gine können Rechnungen auf zwei Ebenen geprüft werden:
Prüfung durch EN.Power (Energieversorger) – vor Versand der Rechnung
Prüfung durch EN.Facts (Hausverwaltungen) – nach Versand, vor Freigabe
Prüfung durch EN.Power (Energieversorger)
Regeln: EN.Power-Administratoren können im EN.Power-Account Rechnungswarnregeln definieren. (Geplant) Aktuell nur durch den Global Admin einstellbar in den EN.Power Accounts.
Ablauf:
Verstöße gegen Regeln stoppen den automatischen Rechnungsversand.
Hinweise erscheinen im Modul Dateiupload und im Modul Rechnungen.
Nutzer kann wählen:
„Zahlbetrag bestätigt“ → Rechnung wird trotzdem versendet.
„Stornierung notwendig“ → Stornierung erfolgt durch den Nutzer manuell im kVASy-System.
Verwaltung: Regeln werden aktuell von einem Globalen Administrator pro Energieversorger festgelegt.
Prüfung durch EN.Facts (Hausverwaltungen)
Regeln: EN.Facts-Administratoren können im EN.Facts-Account/Einstellungen automatische Prüfregeln hinterlegen.
Mögliche Status einer Rechnung:
Freigegeben – automatisch oder manuell freigegeben.
Manuelle Prüfung – muss noch geprüft werden.
Korrektur notwendig – Rechnung abgelehnt, Kommentar erforderlich, Neuerstellung wird ausgelöst.
Statusänderungen per Dropdown:
Von Freigegeben → Manuelle Prüfung oder Korrektur notwendig
Von Manuelle Prüfung → Freigegeben oder Korrektur notwendig
Pflichtfeld: Bei Auswahl von Korrektur notwendig muss ein Kommentar hinterlegt werden.
🔢 Konto-Matrix
Eine Kontomatrix ist ein strukturiertes Verwaltungstool innerhalb des Abrechnungssystems EN.Gine, welches Administratoren ermöglicht, spezifische oder allgemeingültige Kontoinformationen für Mandanten und Verbrauchsstellen zu hinterlegen, zu bearbeiten und zu verwalten.
Zweck der Kontomatrix
Die Kontomatrix dient dazu, finanzbuchhalterische Informationen systematisch zuzuordnen, indem sie verschiedene Parameter wie Mandant, Verbrauchsstellenart, FIBU-Konto und Kundennummer miteinander verknüpft. Dabei können Administratoren entweder konkrete Werte eingeben oder allgemeine Regeln definieren, um standardisierte Abrechnungsprozesse zu unterstützen.
Funktionsumfang
Einträge verwalten: Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Kontomatrix-Einträgen
Filter- und Zuordnungsoptionen: Auswahl spezifischer Werte oder allgemeiner Regeln (z. B. „Alle“ oder „beginnt mit XXXX“)
Berechtigungsmanagement: Zugriff und Änderungen sind nur für autorisierte Administratoren möglich
Zeitliche Gültigkeit: Verwaltung von Einträgen mit den Feldern „Gültig von“ und „Gültig bis“
Diese Struktur ermöglicht eine flexible und regelbasierte Steuerung der Abrechnungs- und Buchhaltungsprozesse innerhalb des Systems. Das FIBU-Konto wird anschließend in den XRechnungen mit ausgegeben und kann durch die Kunden für die Zuordnung der Rechnung verwendet werden.
👥 Rollen & Berechtigungen
Hauptrolle | Zusatz-Rolle | Übersicht Rechnungen ansehen | Konto Matrix bearbeiten | Download einzelner /mehrerer Rechnungen (PDF/XRechnung) | Versandprozess starten |
|---|---|---|---|---|---|
Globaler Administrator |
| ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
EN.Power Administrator |
| ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Bestandskundenvertrieb | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | |
EN.Power Nutzer |
| ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
EN.Facts Administrator |
| ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
Lizenz Administrator | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | |
EN.Count Administrator | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | |
EN.Facts Nutzer |
| ✅ | ❌ | ✅ | ❌ |
EN.Count Mobile Nutzer |
| ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
💡 Tipps zur Anwendung
Nutzen Sie regelmäßig den Filter „Fehler“ in der Spalte Versandstatus, um Versandprobleme frühzeitig zu erkennen.
Achten Sie darauf, dass die Rechnungsadresse in den Kundendaten aktuell ist – sie wird automatisch übernommen.
Verwenden Sie das Modul Rechnungen in Kombination mit Versandeinstellungen, um den korrekten Versandweg zu prüfen oder zu ändern.
Fehlen Rechnungen oder werden nicht angezeigt, dann den Filter “Archivierte Rechnungen/Einblenden” auswählen, Rechnungen werden nach 12 Monaten automatisch Archiviert.
🧱 Abhängigkeiten & Verknüpfungen
Verknüpft mit: Kundenmodul, Lieferverträge, Zählerstände / Ablesungen, Versandeinstellungen
Fehlerhafte Ablesedaten oder Vertragsverknüpfungen können zu falschen oder unvollständigen Rechnungen führen
Export kann zur direkten Weiterleitung an Buchhaltungssysteme genutzt werden
📬 Kontakt & Rückfragen
Fragen zu Kundendaten? Wenden Sie sich an das Support-Team oder den Plattformverantwortlichen Ihrer Organisation.
☎️ Hotline: +49 351 41888 440